ANIMAÇÃO DE REUNIÕES

Introdução

Há formas de tirar o melhor partido das reuniões. Um dos segredos é levar os participantes a darem o seu contributo e participarem activamente no cumprimento dos objectivos do encontro. Isto porque quando as reuniões não correm bem, os participantes consideram que o gestor não é um bom moderador e podem pôr em causa as suas qualidades como chefe de equipa. É o líder que deve estabelecer a ordem do dia e dá-la a conhecer antecipadamente e fazer com que os participantes não cheguem de mãos a abanar, sem se terem preparado previamente.

Abordagem evolutiva das reuniões

Actualmente, considera-se que as reuniões devem ser menos frequentes e mais curtas, sendo mais produtivas. Algumas teorias adoptam uma abordagem evolutiva do grupo de trabalho ao longo das reuniões, que passa pelas seguintes etapas:

Infância: Representa o momento em que os participantes estão juntos pela primeira vez. É preciso enunciar claramente as regras a respeitar, nomeadamente: a pontualidade, o tipo de preparação necessária e como se pretende que o encontro se desenrole.
Adolescência: Na adolescência, os participantes exaltam-se. É neste período que o moderador deve reforçar o controlo e canalizar a energia dos participantes para áreas específicas. Mais tarde, a reunião passa por uma fase adulta em que o animador se torna apenas um facilitador.
Maturidade: Quando o grupo se reúne regularmente, a reunião entra rapidamente num período de maturidade, em que, na teoria, o animador já não é indispensável. Os participantes conhecem-se bem, estão habituados a terem reuniões juntos e o clima gerado é de menos tensão.

Como realizar uma reunião de sucesso

Considera-se que uma hora de reunião exige três horas de preparação. E durante os cinco primeiros minutos, a audiência julga o animador: se for bom, vão participar mais activamente, caso contrário, considerarão que estão a perder o seu tempo e pensarão que é inútil participar na discussão.

As fases seguintes foram testadas por especialistas como as mais eficazes para realizar a reunião perfeita.

Fase 1: Antes da reunião

Para quem convoca a reunião, ela não começa apenas quando todos os participantes estão reunidos numa sala. Há que preparar tudo antecipadamente para que nada falhe no momento certo. Eis as tarefas que deverá cumprir antes da reunião:

Fazer um plano

Construa um plano objectivo para as reuniões. Estabeleça uma agenda respondendo às seguintes perguntas:

Qual é o objectivo da reunião? Pretende fornecer informações à equipa ou comunicar uma decisão? Precisa de opiniões sobre um assunto ou ajuda para resolver um problema?
Qual é o resultado esperado da reunião? Pense no assunto como uma frase do tipo: "Quero que as pessoas saiam depois de perceberem a nova política, para que aprovem o orçamento necessário" ou "Preciso de uma lista de recomendações para poder tomar uma decisão sobre o problema X".
A reunião é a melhor forma de ocupar o tempo das pessoas para atingir os objectivos propostos ou existem meios mais adequados (telefone, e-mail, etc.)?.
Quem precisa de estar presente? Como preparar a informação para as pessoas que não precisam de estar presentes?

Divulgar o plano da reunião

Depois de responder a estas perguntas e estabelecer uma agenda, é preciso divulgar o plano com antecedência, incluindo:

Hora da reunião;
Local;
Objectivos e assuntos a serem discutidos;
Resultados esperados;
Preparação necessária por parte de cada um dos participantes.

Antecipar o que pode correr mal

Mais vale prevenir - com algum tempo passado no planeamento - do que remediar - devido a horas de má preparação ou à falta dela. A maior parte daquilo que corre mal nas reuniões deve-se a mal entendidos face aos objectivos ou a receios provocados por uma falta de clareza na sua apresentação prévia a todos os participantes. Para evitar que isto aconteça:

Melhore o seu planeamento: Não deixe de pedir a ajuda aos outros participantes ou até a colegas seus que estejam mais familiarizados com o processo de planeamento e condução de reuniões.

Tente reunir consenso: Consiga o consenso sobre regras básicas para que todos apoiem as tarefas programadas e não se dispersem.

Defina o tempo de intervenção: Para que não seja mal entendido se tiver que interromper um participante que está a tentar monopolizar o tempo de conversa, no início da reunião, pode anunciar o tempo médio de intervenção da cada pessoa.

Fase 2: Durante a reunião

Chegado o momento de lançar os temas em discussão, não "largue as rédeas" nem deixe que ela se comece a desenrolar para assuntos e áreas indesejadas e irrelevantes. Controle cada momento. Em seguida, são apresentadas as regras que deverá cumprir durante a reunião e as formas como deverá lidar com os comportamentos dos vários participantes.

Cumpra as regras

São normas simples, mas que o farão sentir-se mais confortável na sua função e que o farão passar uma imagem mais profissional.

Utilizar uma agenda: A agenda será uma linha de orientação durante o desenrolar da reunião. Pode utilizá-la como um guião, anunciando quando se estão a aproximar dos pontos de transição durante a reunião, riscando os pontos que já foram discutidos.

Ter o material certo à mão: O ideal é colocar na mesa em frente ao lugar de cada participante uma folha com a ordem de trabalhos e um bloco onde eles poderão tirar notas. Enquanto decorre a reunião, utilize, por exemplo um bloco de folhas gigantes, onde alguém irá escrevendo os pontos em discussão, de forma clara e de maneira a que todos os participantes os possam ver. Desta forma, manterá a informação à disposição de todos, promoverá o debate e transmitirá auto-confiança aos participantes.

Evitar a dispersão: Se for o líder ou moderador da reunião, esteja atento à discussão e volte aos pontos essenciais sempre que nota que há dispersão entre os participantes. O importante é procurar os pontos de consenso, pontos já percebidos e pontos-chave, perdendo o tempo necessário para clarificar mal-entendidos antes de passar para a frente. Eleja ou peça a um voluntário para ir registando as opções apresentadas e os consensos. Termine a reunião com um resumo das conclusões e especificando as etapas seguintes.

Rotatividade de funções: Poderá estabelecer um sistema rotativo em que um participante fica encarregue de tomar notas sobre a reunião.

Controle os comportamentos

O papel do facilitador ou moderador de uma reunião também passa por saber controlar comportamentos. A agressividade, falta de atenção ou a simples timidez dos participantes perturbam as reuniões e a sua eficácia. Em seguida, são apresentados os principais tipos de pessoas que poderá ter numa reunião e algumas técnicas de intervenção que permitem dissipar a tensão:

Os agressivos: Alguns quadros tentam tomar o lugar do animador, agredindo-o para afirmar a sua autoridade: "Estamos a perder tempo. Só há uma solução possível(...)Vamos mas é fazer isto(...)" A melhor estratégia é aliar-se a eles, valorizando-os, por exemplo: "Deixe-me interrompê-lo um minuto: é óbvio que domina o assunto. Mas como sabe, não é o caso de todos os que estão aqui. Seria por isso útil ouvir os outros participantes".
Os que estão distraídos: Se houver muitas conversas periféricas, convide as pessoas a partilharem os seus pontos de vista com os outros participantes. Quando todos falam com o vizinho, o melhor é levantar-se e escrever no quadro um resumo dos pontos discutidos. Ver o animador a escrever capta a atenção do grupo que acaba por sossegar.
Os que monopolizam: Os participantes que monopolizam a discussão ou falam muito tempo podem ser interrompidos numa pausa do seu discurso. Como? O animador resume a intervenção e relança o debate no grupo.
Os tímidos: Os participantes mais tímidos podem ser solicitados sobre um assunto que já discutiram em privado com o animador. Como conhecem o tema, ganham confiança com esta solicitação e podem opinar sobre outros pontos.

Fase 3: Após a reunião

Se acabou a reunião nos prazos previstos, ganhará o respeito dos participantes. E conquistá-los-á ainda mais pela positiva se lhes enviar rapidamente o feedback da reunião. Faça circular os resultados e as principais conclusões rapidamente, com as decisões, as próximas etapas e a próxima reunião com dia e hora marcadas.

Bibliografia

Hindle, Tim; Organiser une réunion, Mango Pratique; 1998.
Butler, Ava S.; TeamThink; McGraw-Hill, 1996.

Referências

Harvard Management Communication Letter -The Effective Meeting: A Checklist for Success; www.hbsp.harvard.edu

ESTILOS DE LIDERANÇA

ESTRUTURA AUTOCRÁTICA (GRUPOS DITATORIAIS)

ESTRUTURA PATERNALISTA (GRUPOS PATERNALISTAS)

* O ANIMADOR, eleito ou imposto, age como “chefe” (cabeça) e decide em nome do grupo. Detém todo o poder.

Julga que “nasceu para dirigir”.

* OS OUTROS são meros “executantes” : apáticos, sem iniciativa nem responsabilidade e muito sujeitos a grupos de pressão e a tentativas de subversão.

· Se discordarem serão irradiados.

· Manobram – se as eleições no grupo.

· Favorecem-se as discórdias dos sub – grupos (dividir para reinar)

· Confiam-se tarefas a comissões de “confiança”.

· AS PESSOAS não crescem; entram em desconfiança mútua e acresce a sua agressividade.

O ANIMADOR apresenta-se como figura paterna:

Amável, cordial e compreensivo para com o seu “rebanho”.

· Julga dever tomar ele as decisões mais importantes, por vezes este método é eficiente e tem sido muito usado , ex. na Igreja, nas comunidades religiosas, escolas, ( no escutismo?)

· OS OUTROS não crescem ( porque o papá) pensa em tudo): sem liberdade, responsabilidade e sem criatividade.

· É uma forma subtil de ditadura que gera regressões psicológicas, infantilismos, imaturidades afectivas, falta de responsabilidade, incapacidade de enfrentar a vida e desadaptação social

ESTRUTURA LIBERAL (GRUPOS PERMISSIVOS)

ESTRUTURA PARTICIPATIVA (AUTORIDADE DEMOCRÁTICA, COMUNITÁRIA)

· Não existe nenhum conceito de autoridade.

· Os membros do grupo estão unidos por uma certa comunidade objectivos.

· Trata-se de uma forma falsa de “Não directividade”, com ideias falseadas sobre a personalidade, sobre a iniciativa pessoal, sobre os direitos da pessoa ,etc.

· A produtividade é escassa.

· O grupo desencoraja-se e morre.

· As pessoas caem na insegurança e na desorientação.

· Todos se sentem co-responsáveis na gestão do grupo e reconhecem a necessidade da autoridade, como principio coordenador de iniciativas e instrumento responsável do cumprimento dos objectivos.

· Todos participam nas actividades e conhecem os objectivos meios e fins.

· Fala-se livremente aceita-se uma crítica, útil e respeitadora.

· Todos crescem.

· Há motivação, amizade e alegria.

· Reduzem-se as frustrações.

1 - LISONJEADOR - louva sempre e aceita todos...

2 - TRANSIGENTE - muito pacifico, sempre.

3 - OBSTRUTIVO – sempre e em tudo, em desacordo.

4 - NORMATIVO E AGRESSIVO – a lei vale mais que o espírito!

5 - BRINCALHÃO – imaturo nas atitudes.

6 - INTERESSEIRO – só busca o seu interesse.

7 - CONCILIADOR – procura sempre aliviar tensões.

8 - PASSIVO – chova ou faça sol ... que me importa?

9 - FRUSTADO – busca ali o reconhecimento que não encontra em casa ou no emprego.

10 - OBSERVADOR – constante banco de dados.

11 - DOMINADOR – procura sempre impor a sua autoridade.

12 - DESCONTENTE – pode ser por causa do grupo ... mas, geralmente, arrasta problemas de fora.

13 - PESSOA COM PROBLEMAS – está descontente. Houve tensão e está a ser conciliado.

Animais racionais?!...

1 RAFEIRO - Calma ! Não se deixe arrastar, impeça-o de monopolizar o debate e utilize o recurso do trabalho colectivo.

É o zaragateiro!

2 O CAVALO - Utilize-o como bom auxilio. É o sensato.

3 O MACACO - É o sabedor ! Faça com que o grupo admita, por hipótese, as suas teorias.

4 O SAPO - Já que se trata do palrador, interrompa-o com tacto e limite o seu tempo de palavra.

5 A CABRINHA - Visto se tratar do tímido, com perguntas fáceis, procure aumentar-lhe a confiança e sublinhe o que ele disser de interesse.

6 O OURIÇO - É o do contra ! faça funcionar a sua ambição, utilizando os seus conhecimentos e experiências.

7 O HIPOPÓTAMO - O desinteressado! Interrogue-o sobre o que mais lhe possa interessar e aos outros, tirado da sua experiência

8 A GIRAFA - O importante ! Não o critique ! técnica : SIM!...MAS...

9 A RAPOSA - É o vivaço do sitio ! Como ele o vai tentar apanhar, devolva-lhe as mesmas perguntas que ele faz para o comprometer.